RVO controleert steekproefsgewijs of de verplichte WBSO-administratie aanwezig en up-to-date is. Om deze audit zorgeloos door te komen, moet de uur- en projectadministratie goed in orde zijn. Daarom geven we in dit artikel 5 tips voor het onderhouden van een goede WBSO-administratie.

1. WBSO-administratie bijhouden per project, per dag, per persoon

Bedrijven werken meestal wekelijks, of zelfs maandelijks de urenadministratie bij. RVO controleert dit bij een audit, daarom is het belangrijk om deze dagelijks bij te werken. Het is belangrijk om een ​​duidelijke administratie te hebben, zodat RVO direct kan zien hoeveel uur elke medewerker aan het project heeft gewerkt.

2. Onderscheid tussen WBSO-uren en niet-WBSO uren

Maak binnen je WBSO-administratie duidelijk wat een WBSO-activiteit is en wat niet. Communiceer dit met de medewerkers die de uren schrijven. Leg daarnaast uit waarom het belangrijk is om enkel technische ontwikkeluren als WBSO-uren te schrijven. Ontwikkeluren die voor de periode liggen waarvoor de beschikking is afgegeven, mogen niet in de registratie. Andere activiteiten die je niet als  WBSO-uren mag schrijven zijn;

• Het opstellen van het programma van eisen
• Uren besteed aan commerciële werkzaamheden
• De bouw van een prototype op reële schaal

3. Zorg ervoor dat je enkel uren schrijft van medewerkers op uw eigen loonlijst

Een positieve WBSO-beschikking is gekoppeld aan een bepaalde onderneming. Houd er daarom rekening mee dat alleen werknemers die op de loonlijst van de desbetreffende onderneming staan, meegenomen mogen worden in de WBSO uurregistratie.

4. Zorg voor heldere project-administratie

Veel bedrijven gooien schetsen, prototypes of oude broncode weg. Het bewaren van digitale en papieren documentatie en versiebeheer, is van cruciaal belang voor je WBSO-administratie. Hiermee toon je aan hoe de gerealiseerde WBSO-uren zijn besteed. Verder moet ook deze projectadministratie gerelateerd zijn aan de urenadministratie. Het is daarom handig om alle documenten te dateren die betrekking hebben op het WBSO-project.

5. Let op hoe documentatie wordt bewaard

Een handige optie is om alle documentatie in digitale mappen of ordners te bewaren. Dit geldt ook voor WBSO kosten en uitgaven, facturen en betaalbewijzen in de administratie. Daarnaast is het bewaren van aanvragen, vragenbrieven, beschikkingen, tijdschema’s etc. belangrijk. Niet alleen omdat deze documenten 7 jaar verplicht bewaard moeten worden, ze zijn ook noodzakelijk bij controle.

Voor meer informatie over WBSO-administratie of andere subsidie tips, kunt u vrijblijvend contact opnemen met onze specialisten.