Maakt u gebruik van de WBSO? Het is mogelijk dat u achteraf een controle krijgt van de Rijksdienst van Ondernemend Nederland (RVO). Wat is een WBSO controle? Wat kunt u verwachten? HGM vertelt het u.

Een WBSO controle is niet iets waar aanvragers naar uitkijken. Toch kan het gebeuren dat u bezoek krijgt van een RVO-adviseur. RVO voert een streekproef uit om te controleren of de gegevens van een WBSO-aanvraag overeenstemmen met de praktijk en of de onderneming voldoet aan de bijbehorende eisen.

Wat is een WBSO controle?

Bij een WBSO controle krijgt u bezoek van een RVO-adviseur. De controle heeft betrekking op één of meer WBSO-aanvragen en de daarop afgegeven speur- en ontwikkelingswerk (S&O) verklaringen. Meestal gaat de controle over een periode van het vorige kalenderjaar waarvoor u WBSO subsidie heeft aangevraagd. Een controle kan ook gaan over het lopende jaar.

Het bezoek wordt van tevoren telefonisch aangekondigd en daarna schriftelijk bevestigd. RVO geeft per brief aan waar de controle zich op richt (bijv. onderneming(en), periode, etc.).

Wat kunt u verwachten bij een WBSO controle?

Er zijn twee soorten controles. Controle door een ambtenaar van de afdeling Handhaving of controle door een adviseur/beoordelaar van RVO.

Controle door afdeling Handhaving
Bij dit type controle ligt de focus bij het bedrijfsbezoek op de administratieve kant.
Hier wordt gekeken naar onder meer:

• de correctheid van de gerealiseerde uren;
• de geboekte vakantiedagen;
• de manier waarop de uren worden geschreven en de kosten/uitgaven worden bijgehouden;
• de toegepaste afdrachtverminderingen en
• de verslaglegging van de projectadministratie

Controle door adviseur/beoordelaar van RVO
Dit is de meest voorkomende controle en vooral van technische aard. De beoordelaar heeft vaak kennis vanuit de praktijk opgedaan of affiniteit met uw branche. De focus ligt hierbij op A: of uw WBSO project(en) daadwerkelijk is uitgevoerd en B: of de onderneming voldoet aan de bijbehorende wettelijke eisen. Een controle duurt circa drie uur.
Bij dit type controle wordt gekeken naar:

• de aard, inhoud en voortgang van de projecten en activiteiten (zoals vastgesteld in de S&O-administratie);
• schetsen, tekeningen, prototype(n), documentatie van testen en testresultaten;
• de aannemelijkheid van het aantal gerealiseerde S&O-uren en
• de registratie van de S&O-uren

Lees in ons artikel HGM TIPS voor een WBSO controle hoe u zich goed kan voorbereiden op controle.

Na de controle
Na het controlebezoek zal de beoordelaar zijn bevindingen verwerken in een controlerapport. Worst-case-scenario: als er onregelmatigheden zijn vastgesteld dan bestaat de kans dat u een boete wordt opgelegd. De aard van de onregelmatigheden en de herhaling daarvan bepalen ook de hoogte van de boete. Denk hierbij aan terugvorderen van eerder toegekende S&O-uren van uw WBSO-aanvraag. Maar ook hogere boetes komen voor.

Hulp nodig?

Het helpen en aanwezig zijn bij controles is een service van HGM die wij toepassen bij al onze klanten. Let op, niet alle subsidieadviesbureaus verlenen deze service of vragen hier geld voor. Heeft u vragen over een controlebrief die u heeft ontvangen? Bent u nog geen klant van HGM? Geen nood, wij helpen u graag. Neem vrijblijvend contact met ons op.